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掌握最重要2小時工作事半功倍

發表時間:2015-12-07 點閱:572
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一天最重要的二小時是什麼時候?提倡晨型人的學者認為是早晨,有人覺得是午睡起來後的那段時間,當然也有夜貓族擁護的午夜時分。答案:沒有標準答案。神經科學家喬許戴維斯博士(Dr.Josh Davis)在暢銷著作《每天最重要的二小時》中,透過各種有趣的神經科學與心理學研究,告訴我們一個很簡單的道理:人體不是電腦,並不是強迫自己長時間專注工作,身體就會聽我們的。


所以當妳分心的時候,別急著責備自己。真正的﹁效率﹂,不是盡可能在一天中擠出更多時間工作,而是有效運用大腦的運作方式,找出一天中心狀態最佳的兩小時,才能用二○%的力氣,完成八○%的重要工作。如果妳一到公司,就選擇打開電子郵件匣,把回覆所有郵件當作第一要;如果妳總是喜歡先做簡單,不用動腦的雜事,把重要的工作留到最後;如果妳很常加班,成果卻很有限,請務必試試以下三個策略,學著「擺脫瞎忙」,駕馭工作!


策略一  把握被打斷後的五分鐘

工作時我們常有個壞習慣:沒有多想就花幾個小時在不重要的工作上,因為人類通常傾向走最不花腦筋的那條路。一旦投入一項事務後,大腦就會切換成自動駕駛模式,直到有外力打斷為止,例如電話或同事的談話。通常我們都會很氣惱,但這些外力有時是個轉機,像個棒槌把妳打醒,讓妳有機會審視自己是不是正在瞎忙。很多時候,我們會略過這些警示,重新投入方才的工作,或是隨便抓一件代辦事項上看起來最急迫的事來做……說穿了,我們不可能不知道真正重要的事情是什麼,很多時候其實都只是在逃避而已。不如趁著這個被打斷的空檔,好好考慮接下來哪些事情真正「值得」去做。別為了節省這五分鐘,而浪費一整個小時。


策略 二  別在心智疲勞時做大事

我們每天做的許多事務,都會消耗不同程度的能量和腦力。了解哪些事會讓妳特別疲累、哪些事會讓妳振奮,有助於聰明安排工作的順序。妳可能不知道,回覆電子郵件其實是件非常花費心力的事。有的信件可以立刻處理,但更多的是需要統整資料、詢問其他單位或做出決策,在遣詞用字上也要細細斟酌,如果遇到口氣不佳的來信,還可能會壞了一天的心情。如果在重要的會議前,妳選擇做這類相對比較不重要、卻會耗費心智能量的工作,會帶來什麼後果呢?選擇在心智能量顛峰的時段,做需要發揮最佳能力的事,才能讓工作更有效率。

 

策略三  沒關係!就讓大腦分心

除非有受過特別訓練,不然我們很難真正聚焦在同一件事上太久。這是因為大腦結構並非天生設定要無止境地專注於任何一件事物上,相反地,不斷掃描和偵查周遭事物才能幫助我們應付快速變化的世界。遇到分心的時候,我們往往會自責,但妳越告訴自己不要想,就越會無止盡地想下去。此時,為了重新專注,妳需要做的,反而是容許自己神遊一下,想完了也就回神了。必須注意的是,在腦中漫遊可以,如果分心去查找資,反而會讓思緒飛走回不來!以下這些事請千萬不要做:開臉書、回郵件、看新聞,並盡量減少干擾,學習和手機、平板等容易分散注意力的3C產品保持距離。